Uppgradering av digital arbetsplats - SharePoint

TV4-gruppen var i behov av att uppgradera delar av sin digitala arbetsplats till en ny version av SharePoint. Den befintliga plattformen var SharePoint 2007 och TV4:a ville uppgradera till SharePoint 2013. Den gamla lösningen hade förvaltats under en längre tid och av olika aktörer och upplevdes som omodern och det var bl.a.svårt att hitta information och funktionaliteten motsvarade inte verksamhetens förväntningar och var eftersatt. Den gamla SharePoint lösningen bestod av 14 huvudsajter och varje huvudsajt innehöll en mängd undersajter, projektplatser, listor och dokumentbibliotek. Det fanns också ca 650 olika behörighetsgrupper för att styra användarnas tillgång till information och funktionalitet.

Wectent AB hjälpte TV4-gruppen med projektledning, arkitekturutveckling och migrering av innehåll, funktionalitet, site-strukturer, användare och behörighetsgrupper. Vi började arbetet med en förstudie som fokuserade på att anlysera den befintliga SharePoint plattformen för att klarlägga befintliga strukturer och funktioner och få ett underlag till planeringen av migreringsarbetet. I förstudien utvecklade vi också arkitekturen för den nya SharePoint 2013 lösningen med fokus på att ersätta skäddarsydda funktioner med "out of the box" funktioner i SharePoint 2013. När förstudien var klar planerades flytten tillsammans med applikationsägare, den nya målmiljön installerades och arbetet med flytten påbörjades. Vi automatiserade själva flytt-arbetet med ett migreringsverktyg från Metalogix. 

Med migreringsverktyget kunde vi vid ett och samma tillfälle flytta 400 dokument på ca 2 timmar, till rätt plats i den nya målmiljön. I det ingick att mappa om metadata-värden till nya kolumner/attribut (ett nytt index). Totalt flyttade vi ca 40GB information och däribland ca 12 000 aktiva affärsavtal och affärskritiska dokument.

TV4-gruppen fick en modernare digital arbetplats där det var enklare att hitta information och vi sänkte förvaltningskostnaden bl.a. genom att avveckla skräddarsydda lösningar.