Förstudie HR system för hantering av HR processerna Onboarding och Offboarding.

Handelshögskolan i Stockholm erbjuder kandidat- master- och PhD-program och en internationellt erkänd MBA i executive format och är en av Europas ledande inom vidareutbildning. Handelshögskolan valde Wectent AB för att genomföra en förstudie som resulterade i en arkitektur till ett system för hantering av HR processer med fokus på On-boarding och Off-boarding.

I förstudien utvecklade vi ett lösningsförslag och beslutsunderlag för en implementation av ett HRIS system för hantering av processerna Onboarding och Offboarding på Handelshögskolan i Stockholm. Beslutsunderlaget innehöll 3 alternativa vägar att ta, inklusive för- och nackdelar och kostnader med varje alternativ.

Utmaningen för HHS låg i att företaget opererar i en miljö med många externa intressenter, frekventa omorganiseringar och där det är viktigt för HHS framgångar att regelbundet samverkan med extern expertis och forskare. I den här flexibla miljön där en persons relationer till HHS, både anställda och externa, kan variera frekvent uppstår flera utmaning för att lyckas fördela kostnader, hantera information och identiteter snabbt och effektivt.

  • Att få kontroll på fördelning av kostnader internt för nyttjande av IT och lokaler kopplat till varje individ och dess relation till HHS
  • Säkra att lönelistan är korrekt och arvoden utbetalas korrekt
  • Kontroll på vilka som ska ha rätt att ha tillgång till känslig information
  • Hantera behörigheter till IT system och företagets lokaler
  • Återlämning av nycklar, passerkort och avaktivering av IT konto
  • Publicera aktuell och korrekt profilinformation i form av kontaktuppgifrer, CV och meriter för anställda och kontrakterade på webben

Målsättningen var att införa ett förbättrat HRIS system för minskad administration och att automatisera delar av hanteringen. Som ett första steg var delmålet att fånga en detaljerad funktionell kravbild och utveckla en systemarkitektur som sammanställdes i ett lösningsförslag för implementation av ett bättre HRIS (Human Resource Information System) system. Ett system som skulle hantera information om personer och dess relation till företaget från Onboarding, då en person registreras i företaget, till Offboarding, då en person avslutar sin relation till företaget och ska återlämna tilldelade resurser.

Lösningen bestod i att göra en fördjupad förstudie för att utvecklade en detaljerad kravbild, IT arkitektur och ta fram 3 konkreta förslag på hur HHS stegvis kan implementera en lösning med hänsyn tagen till integration med den befintliga IT portföljen. Förstudien täckte bl.a. genomlysning av aktiviteter för registrering av en person, uppdatering av uppgifter och relationer till HHS samt stängning av ett konto. För att lyckas digitalisera processen är flera olika systemområden integrerade t.ex.

  • Identitetshantering
  • Profilhantering
  • Behörighetshantering
  • Rapporter och kostnadsfördelning
  • Löner, Kostnader och utbetalningar

Arkitekturen var baserad på en integration av olika standardsystem och egenutvecklade applikationer och målsättningen med arkitekturen var att standardisera i så stor utsträckning som möjligt och skapa en kostnadseffektiv lösning – både initialt och över tid (Total Cost of Ownership).