Upphandlingsunderlag för e-Upphandling

FMV:s avdelning Marknad & Inköp hade fått i uppdrag att påbörja digitaliseringen av deras upphandlingsprocess och att etablera e-Upphandling. En av utmaningarna låg i att få fram en enad kravbild inom ett komplext område med många intressenter, som beskrev ett önskat framtida arbetssätt och som kunde godkännas för upphandling av en systemleverantör. En annan utmaning som FMV hade var att säkerställa användarvänligheten och att den nya lösningen skulle kännas modern och bli enkel att jobba i för de anställda.

En konsult för verksamhetsutveckling valdes från Wectent AB för att arbeta nära huvudprojektledaren och andra intressenter för att hjälpa verksamhetssidan d.v.s Marknad & Inköp, att utveckla upphandlingsunderlaget och vara en part i diskussioner mer IT avdelningen och också att få den interna kravhanteirngsprocessen att fungera. Rollen som verksamhetsutvecklande konsult var bred och innefattade flera olika moment.

  • Ta fram ett format för verksamhetens behovsbeskrivning för att säkerställa kommunikationen mellan verksamhet och IT
  • Insamling av information om befintliga processer och regelverk för upphandling som underlag för behovs- och kravbeskrivning
  • Identifikation av centrala aktiviteter i upphandlingsprocessen där nytt systemstöd skulle implementeras
  • Insamling av krav genom workshops, intervjuer och inläsning av material
  • Analys, strukturering och dokumentation av funktionella krav och icke funktionella krav
  • Utveckling av skisser på användargränssnitt
  • Konvertering av kravbild till Skall och Bör krav
  • Gransknings akiviteter

FMV använde upphandlingsunderlaget vid upphandlingen av ett it stöd för e-upphandling och idag går det bl.a att lämna in anbud digitalt vid digitala upphandlingar från FMV. FMV har också fått ett format att jobba vidare med för att säkra kommunikationen av verksamhetskrav mellan Marknad & Inköp och IT avdelningen.