Introduktion till dokumenthantering: vart börjar resan?

Av: Håkan Östlund

Dokumenthanteringssystem

Ni har säkert märkt att mängden information som hanteras i företag och organisationer ökar för varje dag som går och digitaliseringen har blivit en motor för informationsskapande som bara tycks öka farten. Det har aldrig skapats så mycket dokument som det görs idag och mängden kommer troligen öka. Mängder med dokument kommer från olika håll, tas emot, skannas in, sorteras, skickas vidare och ska ibland signeras av flera olika parter. En effektiv hantering av dokument kan vara avgörande för ert resultat och med nya krav på hanteringen av personuppgifter som GDPR (General Data Protection Regulation) ställer, blir det tydligt.

I den här introduktionen till dokumenthantering lyfter vi fram vikten av att ta kontroll över inflödet av dokument för att lyckas implementera dokumenthantering i företag och organisationer. Att fånga dokument direkt när det kliver in i verksamheten via olika kanaler är en av nycklarna till effektiv dokumenthantering. Men hur ska ett företag eller en organisation lyckas fånga in dokumenten i en vardag med högt tempo där alla anställda interagerar med flera olika parter samtidigt genom olika kanaler?

En form av automatisering är lösningen och det är definitivt inte ont om varianter på ärendehanteringssystem eller dokumenthanteringssystem som kan göra ert arbetssätt smartare och bättre, men just alla valmöjligheter kan skapa osäkerhet i att välja en lösning. Det finns både dyra och billigare varianter och ni vill välja den som passar ert behov bäst. För att välja rätt system är det bra att reda ut behoven först och när det handlar om att ta kontroll över inflödet av dokument, då behöver ni kartlägga

  • Vilka kanaler ni har idag där dokument kommer in 
  • Vad krävs för att ni ska få kontroll på flödet från varje kanal
  • Hur hanteringen ska bli effektiv

Här kliver dokumenten in

Dokumenthanteringssystem har en förmåga att charma oss med olika funktioner som erbjuds, och det är lätt att ha lite för brottom och riskera att välja ett system som senare visare sig vara för enkelt eller för avancerat för era behov. Ta reda på vilka problem ni behöver lösa först, innan ni väljer.

Utmaningen är i det här fallet att ta kontroll på inflödet av dokument och då behöver ni först kartlägga vilka kanlaler som finns där dokument kliver in. Några vanligt förekommande ingångar för dokument är:

  • Brevlådan (vanligt post)
  • E-post med bilagor
  • Formulär med bilagor
  • Webbplats där ärenden initieras

När ni har kartlagt ingångarna för dokumenten kan ni ta nästa steg och börja diskutera vad som krävs för att ni ska få kontroll på varje ingång. Om ni lyckas kontrollera ingångarna och fånga dokumenten direkt, kan ni också styra dokumenten automatiskt till en central plats för vidare hantering och bearbetning. Redan här kan stora effektivitetsvinster uppstå.

Nästa utmaning blir att, för varje kanal, lyckas fånga in dokumenten och styra dessa till en central plats för vidare hantering.

Så fångar ni dokument i olika kanaler

När ni känner till kanalerna för era dokument behöver ni hitta ett sätt att styra dokumenten till en central plats där olika delar av verksamheten kan ta hand om dokumenten. För att lyckas med det ska ni först definiera den ”centrala lagringsplatsen”. Det är till den centrala lagrinsplatsen som dokumenten styrs för att redigeras, sparas, uppdateras, versionhanteras och spåras över tid. Oftast förverkligas den här centrala lagringsplatsen av ert dokumenthanteringssystem, men ni behöver ta det ett steg längre och även besluta vilken plats i dokumenthanteringssystemet som ska användas för era olika typer av dokument och tillhörighet.

När ni vet till vilken plats era olika typer av dokument ska styras till, kan ni göra så här:

  • För dokument som kommer till brevlådan (vanlig post) behöver ni använda en scanner. Scannern ska ha möjligheter att skicka dokument till olika platser i dokumenthanteringssystemet för vidare hantering
  • E-post med bilagor ska enkelt kunna vidarebefodras till en valfri plats i dokumenthanteringssystemet för vidare hantering
  • Formulär med bilagor skickas automatiskt till en fördefinerad plats dokumenthanteringssystemet för vidare hantering

När ni väl har en lösning för att få in era dokument till en central plats i ert dokumenthanteringssystem, har ni kommit en god bit påväg. Nu kan ni börja jobba med alla fina funktioner för att automatisera arbetsflöden, versionshantera, sortera och kategorisera era dokument.

Ett dokumenthanteringssystem för de många

För att kunna styra inflödet av dokument till en central lagrings plats behövs ett dokumenthanteringssystem med funktioner för att kunna ta emot filer från en scanner och för att ta hand om bilagor från e-post och olika typer av formulär. Systemet ska också kunna hantera meta-data, automatisera arbetsflöden, ha en sökfunktion, ett behörighetssystem, delningsfunktioner m.m. Det är definitivt inte ont om alternativ när ni ska välja ett dokumenthanteringssystem och alla kommer med olika styrkor och svagheter och prisbilder. Ett system som täcker av samtliga funktioner för att fånga era dokument och som även har funktioner som ni kan växa in i på lite längre sikt är Microsoft Office 365. Med dokumenthantering i Office 365 får ni även en stark koppling till Microsoft Office paketet som de flesta företag använder för att skapa och redigera dokument. Den här kopplingen gör att ni även kan samverka och dela dokument effektivt och arbeta med verktyg som ni känner till sedan tidigare.

Om ni idag inte har något dokumenthanteringssystem kan Microsoft Office 365 med SharePoint Online vara ett bra alternativ som passar er, både på kort och på längre sikt. Microsoft Office 365 med SharePoint Online är en molntjänst där ni kan välja olika licensnivåer utfrån vilken funktionalitet ni vill ha.

Fånga era dokument, låt inte dokumenten kliva in i verksamheten utan kontroll!