10 tips som ökar dina chanser att lyckas med IT projekt.

Av: Håkan Östlund

Här får du 10 projektledartips på vad en projektedare kan göra för att öka sina chanser att lyckas med IT projekt.

En projektledare vill leverera lyckad IT projekt, men projekt har sina utmaningar och det är många pusselbitar som behöver hanteras och falla på plats för att komma i mål. Här får du några tips och förhållningssätt som beskriver vad du som projektledare kan göra för att lyckas.

Om du vill veta mer om vad en projektledare gör eller vill ha stöd i rollen som projektledare, läs mer om våra projektledare och hur vi kan hjälpa till.

Nr. 1 – Tydliga projektmål

Om du inte ser ett tydligt slut på projektet kommer du aldrig att nå dit eller veta när du är framme. Därför ska du beskriva projektmålen tydligt så att du själv, projektmedlemmar och intressenter kan förstå vad som ska levereras i projektet. Utgå gärna från SMART-ramverket som är bra guide för hur du kan bygga upp dina projektmål. Om du inte kan beskriva projektmålen på ett tydligt sätt minskar dina chanser att lyckas.

Det är t.ex. stor skillnad på:

”Vi ska ha kortare svarstider för ärenden”

”Vi ska minska svarstiden för kundärenden med 3 minuter till slutet av det här kvartalet”

När det är lite press på att komma igång och det ska gå fort så är det lätt gjort att projektet drar igång utan tydliga mål. Vårt tips är att stanna upp, lägg lite tid och kraft på att definiera målen, det ger bra diskussioner, skapar tydlighet och fokuserar projektet. Boka in några möten med rätt personer bara för att diskutera projektmålen.

Här finns några exempel på målformuleringar

När du har fått de övergripande projektmålen på plats, bryt ner dessa till delmål och delleveranser. Genom att dela upp projektet i mindre paket blir projektet enklare att hantera och följa upp.

Nr. 2 – Lär känna projektteamet

Projektteamet är den viktigaste resursen du har och deras engagemang är avgörande för om du kommer att lyckas med ditt projekt. Ta hand om teamet och försäkra dig om att teamet arbetar som en grupp och inte enskilt var för sig. Investera tid i att visa tillit och ge förtroende och försäkra dig om att alla vet vad de ska bidra med för att ni ska nå projektmålen. Dela ut beröm och konstruktiv kritik, skapa bra förutsättningar och arbetsförhållanden.

Det är extra viktigt att få projektteamet att arbeta tillsammans och en nyckel för det är kommunikation. Ha t.ex. korta möten frekvent, kanske varje dag, där alla ska var med och berätta vad som har gjorts, vad som ska göras till nästa möte och där ni identifierar ev. problem som behöver lyftas. Genom dessa möten kommer du också att lära känna teamet, styrkor och svagheter, och få en bra känsla för hur projektet tar sig framåt.

Lita inte på att kommunikationen och dialogen i projektteamet löser sig själv!

Nr. 3 – Lär känna dina intressenter

Projektets intressenter bidrar med expertis inom olika kompetensområden, är beställare, ger ekonomiskt och politiskt stöd. Dessa personer är viktiga för att projektet ska lyckas. Spendera tid med projektets intressenter, håll dom uppdaterade och involverade så att ditt projekt får en så smidig resa som möjligt.

Du kommer träffa intressenter i styrgruppsmöten och i arbetsmöten men försök också att ses vid mer informella tillfällen över en lunch t.ex.

Nr. 4 – Lägg tid på planering och design

Ett vanligt misstag är att köra igång ett projekt innan det är redo att köras igång. När du befinner dig under press är det lockande att sätta igång snabbt och få bollen i rullning. Projekt-bollen är dock ofta stor och tung och den är svår att ändra riktning på när den väl börjat rulla. Punkt 1 besriver vikten av målsättningar, men det gäller också att definiera hur dessa mål ska nås på bästa möjliga sätt.

Du behöver planera de aktiviteter som leder fram till målsättningarna, du behöver dels planera för hur lösningen ska utformas och dels planera för vilka aktiviteter som krävs för att få lösningen på plats i organisationen. För att få fram ett tillräckligt bra underlag till planering, kan det krävas en hel del förarbete eller en förstudie. En förstudie förtydligar verksamhetens behov, vilka funktionella krav som ska ställas på lösningen och utreder vilka tekniska förutsättningar som finns och vilken arkitektur som lösningen ska anpassas till. Genom en förstudie bygger ni samtdigt värdefulla kunskaper innan ni kör igång.

Genomför en förstudie eller en proof of concept med en MVP för att ta fram underlaget till planering och design av den nya lösningen.

Nr. 5 – Lova lågt och leverera högt!

Det är bättre att leverera positiva överraskningar än negativa. Var försiktig med att lova ett leveransdatum i ett tidigt skede av projektet. Mycket kan hända under vägen och projektplanering är inte en exakt vetenskap där du kan förutspå framtiden. Lägg på marginaler när du kommunicerar ett leveransdatum och få flera fördelar:

  • Vid en snabbare leverans än kommunicerat leveransdatum får du, ditt team och projektet ett ökat förtroende
  • Du köper dig själv tid för oförutsedda händelser. Räkna med att det kommer att hända saker som ni inte kände till vid starten av projektet
  • Skapar en mer positiv och kreativ atmosfär. Avlastar press och ger möjlighet till att skapa bra arbetsförhållanden.

Om du blir klar tidigt med ett projekt, kommer alla att vara glada. Om något går fel kanske du fortfarande kan leverera i tid. Om något går riktigt illa så kanske du inte kan leverera i tid men det kommer fortfarande att bli bättre än om du lovar för mycket.

Nr. 6 – Iterera! Dela upp! Utveckla!

Problem och utmaningar som ska lösas i ett projekt är ofta för stora och komplexa för att angripa som en helhet. IT projekten kräver någon form av uppdelning i mindre delar för att göra det hela hanterbart och möjligt att lösa. Det går bra att dela upp arbetet i projektet i mindre delleveranser men bara om du är noggrann och tydlig med beroenden mellan delleveranser och hur varje del ska passa in i den totala lösningen. Utan ett systematiskt angreppssätt och rätt tågordning finns en risk att leveransen slutar med ”hundra små lösningar” istället för en integrerad lösning.

Använda ett agilt förhållningsätt, dela upp utvecklingsarbetet i mindre delleveranser och iterera igenom projektet till hela lösningen är på plats. Men glöm inte bort vikten av att förstå beroenden mellan delleveransern och att göra saker i rätt ordningsföljd. Ett exempel på en agil metodik är SCRUM.

Nr. 7 – Stanna kvar på spåret

Det är högst troligt att du kommer att ha begränsade resurser för ditt projekt oavsett hur strategiskt ett projekt än är för företaget eller om du ska revolutionera världen med en helt ny digital tjänst. För att hålla dig inom projektets ramar och leverera enligt beställarens förväntan måste du lära dig att hantera verktyg som projektplaner och budget, arbeta metodiskt och vara en ledare som tar beslut.

Nr. 8 – Hantera förändring

Vi lever i en föränderlig värld och under tiden som ditt projekt pågår kommer frestelsen för att göra avvikelser från den ursprungliga projektplanen nästan att vara oemotståndlig. Det är vanligt att intressenterna till projektet kommer med nya intressanta idéer, att projektteamet hittar nya möjligheter och ditt ursprungliga projektmål kommer att vara rörligt d.v.s. förändras under pågående projekt. ”Scope creep” är en av de största anledningarna till att IT projekt misslyckas. Du måste hantera och kontrollera förändringar om du ska lyckas med ditt projekt.

Med det menas inte att du ska stänga ute förändringar från projektet och att det alltid ska finnas en fast plan som inte kan ändras. Tvärtom, det betyder att du måste ha en flexibel ansats som gör att du kan anpassa planen till beslutade förändringar när dessa uppstår. Sträva efter att hitta en bra medelväg – om du är för flexibel, kommer ditt projekt att skena iväg i tid och pengar och om du är för rigid, riskerar resultatet av ditt projekt att inte leva upp till verksamhetens förväntningar.

Hantera förändring genom att ta fram en första version av en projektplan att utgå ifrån, uppdatera sedan planen regelbundet utifrån de ändrade förutsättningarna och säkerställ att alla förstår och följer den uppdaterade planen och jobbar åt samma håll.

Ett verktyg som hjälper dig att få kontroll över projektet och hantera förändringar är "Projekttriangeln". Projektriangeln hjälper dig att balansera förändringar med bibehållen kvalitet i projektets leveranser. Verktyget fungerar även vid agil utveckling. Här finns en bra beskriving av projekttriangeln och hur den kan tillämpas

Nr. 9 – Testa tidigt och testa ofta

IT projekt innehåller ofta kreativa inslag som är laddade med antaganden, det görs ofta misstag och felaktigheter smyger sig in. Det enda sättet att få bort brister i lösningen eller produkten som utvecklas är genom testning. Självklart kan mycket värdefullt arbete göras för att förhindra att fel ska uppstå men att fela är mänskligt och fel kommer att ta sig hela vägen in i produktens kod och att testa är det enda sättet att hitta och eliminera dessa felaktigheter.

Testning ska påbörjas i ett tidigt skede av projektet och vara en integrerad del av alla delleveranser och fortlöpa fram till att projektet är klart. När vi har ett agilt förhållningssätt där en leverans delas upp i flera delleveranser så görs tester enskilt i varje delleverans men även för den totala leveransen för att säkerställa att alla delar fungerar tillsammans. Dela upp testerna i flera steg. 

  • Enhetstester
  • Systemtester (med regressionstester)
  • Acceptanstester

Nr. 10 – Ha ett öppet sinne och fokusera på resultat

Var flexibel! Det viktigaste resultatet är att leverera rätt produkt till en nöjd kund och beställare. Alla medel kan användas för att nå dit och alla tips som är listade här kan brytas om så krävs av rätt anledning.

  • Bli inte låst vid en ideologi om omständigheterna talar för något annat
  • Bli inte förblindad av metoder! Metoder ska hjälpa inte stjälpa

Fokusera på att leverera projektet, använda bra verktyg och de personer som är tillgängliga. Håll ett öga på planen och justera efter förändringsbehov och intressenternas förväntningar. Etablera den färdiga produkten, lansera den i verksamheten, fira era framgångar, ta vara på erfarenheter och gå vidare till nästa projekt!

Vill du ha hjälp i rollen som projektledare? Få coachning av oss.