Upphandling av koncerngemensamt intranät

Som ett led i att skapa en effektiv informationsspridning och underlätta ett enhetligt genomförande i butiker fick chefen för internkommunikation Information & PR i uppdrag att utveckla ett modernt, gemensamt och effektivt intranät. Utgångsläget var att det fanns 3 intranät inom koncernen som inte upplevedes stötta Coops ambitioner till tillräckligt stor grad. 

En verksamhetskonsult från Wectent AB hjälpte med att lägga upp strategin för kravarbetet som skulle leda fram till ett upphandlingsunderlag som kunde skickas ut till potentiella leverantörer och även med att samla in information och dokumentera kravbilden. Vi tog fram intervjufrågor, gjorde intervjuer med representanter för centrala användargrupper bl.a. butiksägare och sammanställde personas utifrån intervju resultaten. Vidare gjorde vi en analys av befintliga intranät bl.a. för att fånga funktionella krav på ett CMS verktyg. Efter att analys- och dokumentation av den nya kravbilden var klar tog vi fram en modell för prioritering av krav och hjälpte Coop med prioriteringsarbetet. När upphandlingsunderlaget var klart hjäpte vi också till med att planera för upphandlingsprocessen och var med som bollplank vid utvärderingen av inkomna anbud. 

Upphandlingsunderlaget bestod av en kravbild som täcker verksamhetens behov, affärsnytta, funktionella och icke-funktionella krav på en koncerngemensam lösning och ett CMS vektyg. Underlaget användes för att identifiera potentiella leverantörer och få in budgetsiffror för kommande steg i projektet.